5 варіантів РРО для ФОП та Юридичних осіб
(програмний РРО, касовий апарат та ін.)

Як правильно вибрати РРО для ФОП або юридичної особи у 2023-2024 році? Програмний РРО чи касовий апарат — який РРО вибрати для магазину, аптеки або кафе? Перед тим як купити касовий апарат для ФОП, необхідно знати які існують РРО, у чому різниця між РРО та ПРРО та який РРО краще підійде для Вашого бізнесу. Нижче розглянуто варіанти фіскалізації торгівлі в Україні, види РРО для реєстрації операцій у податковій, їх переваги та недоліки. Наведено варіанти обладнання і програмного забезпечення для автоматизації касового місця та друку фіскальних чеків.

Зміст:

1.  Загальні відомості про РРО

Реєстратори розрахункових операцій (РРО) — це пристрої або програми, що використовуються для друку фіскальних чеків при розрахунках з покупцями, обліку товарно-грошових операцій та передачі інформації до податкової служби. Для різних варіантів бізнесу необхідно правильно вибрати РРО — з урахуванням вимог законодавства, обсягів продажу, технічних та фінансових можливостей та ін.

Можливі наступні варіанти обладнання та/або програмного забезпечення для фіскалізації торгівлі:

• Звичайний касовий апарат (ЕККА)
• Комп'ютер + Фіскальний реєстратор
• Комп'ютер + Програмний РРО (ПРРО) + Принтер чеків
• Програмний РРО на смартфоні або у веб-версії
• Пристрій «все в одному» (банківський термінал + ПРРО)

Компанія IBS допоможе правильно підібрати оптимальний РРО для вашого ФОП або юрособи та облікову програму для Вашого бізнесу. Надамо найбільш актуальні рекомендації щодо РРО та ПРРО на поточний момент.

Наші послуги з фіскалізації продажів:

• Підбір РРО чи ПРРО
• Реєстрація ПРРО
• Встановлення програми для роботи з РРО
• Настроювання та навчання роботі з РРО (ПРРО).

IBS пропонує дуже гнучкі можливості роботи з РРО!

• Робота з програмним РРО та/або касовим апаратом, комбінація кількох РРО(ПРРО)
• Одночасне ведення кількох юридичних осіб та ФОП
• Поділ чека на кілька РРО та ПРРО
• Друк фіскальних-нефіскальних чеків
• Робота з кількома банківськими терміналами або кількома ФОП в одному терміналі
• Інтеграція з програмними РРО: Checkbox, «Вчасно.Каса»

Наші програми працюють з усіма поширеними моделями фіскальних реєстраторів, програмними РРО, чековими принтерами та банківськими терміналами. Ми рекомендуємо використовувати тільки перевірене надійне обладнання та касові програми за помірну ціну!

Див. також:

Контакти для консультацій щодо вибору РРО

Касова програма для роботи з будь-яким РРО

2.  Касовий апарат

Касовий апарат — це пристрій, який має власну клавіатуру і табло, розрахований на автономне застосування без використання комп'ютера. За гнучкістю та можливостями сильно поступається іншим РРО. До плюсів звичайних касових апаратів можна віднести — відносну автономність роботи, невеликі габарити та меншу ціну в порівнянні з POS-системою, що складається з комп'ютера і фіскального принтера.

Касовий апарат - застарілий РРО
Для одного ФОП з обмеженим асортиментом

Продавати товари через касовий апарат можна за допомогою підключеного сканера штрих-кодів або вводячи вручну коди (номери) товарів. У будь-якому випадку, товар та його ціна мають бути заздалегідь запрограмовані у пам'яті касового апарату.

Запрограмувати товари можна кількома способами:

• вручну
• за допомогою підключення касового апарату до комп'ютера із спеціальною програмою
• за допомогою так званого касового сервера (це може бути як повноцінний комп'ютер, так і спеціально розроблений для цього пристрій).

Всі ці способи передбачають певні технічні складності і далеко не завжди можуть забезпечити оперативну зміну цін та асортименту, що продається через касу. Крім того, системи, що працюють за принципом касового сервера, часто досить складні і схильні до апаратних та програмних збоїв.

• Відносно невелика вартість
• Компактність та простота
• Може довго працювати без інтернету (72 години)
• Не потрібен комп'ютер на касовому місці.

• Складнощі з програмуванням асортименту
• Робота з невеликою номенклатурою товарів, малою кількістю чеків
• Незахищеність від помилок касира під час розрахунків
• Складнощі з експортом продажів в основну систему обліку
• Неможливість організації гнучких автоматичних знижок
• Неможливо організувати гнучку дисконтну або бонусну систему
• Відсутність гнучкості у формах друку чеків.

Касовий апарат підійде для невеликої торгової точки (кіоск, місце на ринку, прості послуги тощо) з вкрай обмеженим асортиментом, де немає необхідності вести повноцінний автоматизований облік товарів, немає дисконтних та бонусних систем, один ФОП або юрособа, мало чеків, усі чеки фіскальні.

3.  Комп'ютер + Фіскальний реєстратор

Фіскальний реєстратор (фіскальний принтер) — професійний РРО, що не має клавіатури, фактично відіграє роль принтера для друку фіскальних чеків. Використовується лише з комп'ютером та встановленою на ньому касовою програмою (POS-програмою).

Фіскальний реєстратор + Касова програма на ПК
Для активного продажу - повна автоматизація, швидке обслуговування

Використання фіскального реєстратора (замість звичайного касового апарату) — це сучасніший варіант РРО. В цьому випадку не потрібно заздалегідь програмувати товари в пам'ять касового апарату. Їх найменування та ціни продажу передає реєстратору касова програма безпосередньо в момент друку фіскального чека.

Для того, щоб продати товар, можна:

• просканувати його штрих-код за допомогою сканера штрих-кодів
• або ввести код товару
• або знайти товар у довіднику (на екрані комп’ютера) за найменуванням, артикулом або іншими його атрибутами.

Після цього програма знаходить товар у базі даних, визначає його ціну (з урахуванням діючих скидок і акцій) і додає в чек. Касир може додатково бачити на екрані комп'ютера багато корисної інформації про товар, список товарних позицій у поточному чеку з кількістю та ціною кожного товару, інформацію про знижки тощо.

Після введення (сканування) всіх товарів касир називає покупцю підсумкову суму, отримує гроші (або здійснює оплату через банківський термінал), після чого друкує фіскальний чек.

Схема робочого місця касира з фіскальним реєстратором

Для встановлення на касове місце не обов'язково використовувати повнорозмірний системний блок. Достатньо компактного безшумного комп'ютера. У багатьох випадках можна використовувати невеликий ноутбук — наприклад, у магазинах одягу, бутіках, господарських магазинах.

Для того, щоб повністю отримати всі переваги від використання комп'ютера з фіскальним реєстратором слід вибрати програмне забезпечення, що має широкі можливості і в той же час просте у використанні та освоєнні для продавця.

Для будь-яких магазинів та аптек ми пропонуємо програму — «IBS Касовий клієнт»
(входить до складу всіх версій та рішень IBS: «IBS Магазин», «IBS Аптека», «IBS Склад», «IBS Кафе»).

Використання комп'ютера з касовою програмою та фіскальним принтером замість касового апарату дає цілу низку переваг.

Переваги ПК із фіскальним реєстратором:

• Зручне та інформативне робоче місце касира — простота і швидкість роботи
• Повна інтеграція з основною системою обліку
• Проста та швидка зміна асортименту та роздрібних цін
• Можливість використання гнучких дисконтних та бонусних систем, ведення клієнтської бази із заповненням анкетних даних тощо
• Корисні додаткові функції на робочому місці касира — перегляд цін та залишків, підказки для продавців, автоматична пропозиція аналогів, нагадування про акції, звіти про продажі та ін.
• Інформація про продажі та залишки на комп'ютері керівника в режимі реального часу
• Може довго працювати без інтернету (72 години)
• Повноцінна інтеграція із торговим обладнанням — сканерами штрих-кодів, звичайними або чекодрукуючими вагами, банківськими терміналами.

Недоліки ПК із фіскальним реєстратором:

• Відносно висока вартість придбання та обслуговування
• Відносно низька гнучкість у варіантах друку чеків (поділ асортименту між юридичними особами або ФОП, кілька ФОП на один принтер, поділ чека на кілька РРО, друк фіскальних/нефіскальних чеків).

Для кого підходить ПК із фіскальним реєстратором:

Варіант застосування Касової програми з фіскальним реєстратором оптимально підійде для будь-якої торгової точки (супермаркет, магазин, аптека, кафе, ресторан), де потрібно вести повноцінний автоматизований облік, відносно великий оборот, велика кількість чеків на день, є можливість встановити комп'ютер або POS-термінал на касовому місці.

4.  Комп'ютер + Програмний РРО (ПРРО) + Принтер чеків

Програмний РРО (ПРРО) — це спеціалізована програма замість касового апарату, яка дозволяє видавати фіскальні чеки та реєструвати продажі у податковій службі. Встановлюється на звичайний комп'ютер, POS-термінал, смартфон, планшет, або використовується онлайн.

Схема робочого місця касира із програмним РРО

В даному випадку на комп'ютер встановлюється:

• Програма для автоматизації касового місця (наприклад, «IBS Касовий клієнт»)
• Програмний РРО (наприклад: Checkbox, «Вчасно.Каса» або ін.)

Усі програми IBS повністю інтегровані з ПРРО. Ми рекомендуємо Програмні РРО:

Переваги Програмного РРО:

• Дешевше, ніж фіскальний реєстратор
• Використання POS-програми з ПРРО забезпечує простоту, швидкість та максимальну гнучкість роботи
• Повна інтеграція з основною системою обліку
• Автоматизація застосування знижок, акцій та бонусів, налаштованих в обліковій системі
• Підтримується офлайн-режим роботи (без інтернету)
• Повноцінна інтеграція із торговим обладнанням — будь-якими сканерами, вагами, терміналами
• Висока гнучкість варіантів друку чеків — декілька ФОП на одній касі з одним принтером чеків, друк фіскальних/нефіскальних чеків та ін.

Недоліки Програмного РРО:

• Залежність від інтернету вища, ніж у звичайного фіскального реєстратора, навіть за наявності офлайн-режиму
• Поступається в надійності та швидкості роботи фіскальному принтеру (чутливо при великих обсягах продажів)
• Необхідно підтримувати актуальні цифрові підписи касирів або електронні печатки.

Для кого підходить Програмний РРО:

Будь-яка торгова точка — невеликий супермаркет, магазин, аптека, кафе, ресторан, де ведеться повноцінний облік, більш-менш стабільний інтернет, є можливість встановити комп'ютер або POS-термінал на касовому місці.

5.  Програмний РРО на смартфоні або у веб-версії

Програмний РРО можна використовувати на ПК без касової програми - у веб-версії, і без комп'ютера - як мобільний додаток на смартфоні.

• Низька вартість
• Компактність та енергонезалежність.

• Складнощі з програмуванням асортименту
• Складнощі з експортом продажів в основну систему обліку
• Неможливо застосовувати гнучкі автоматичні знижки
• Неможливо використовувати гнучку дисконтну або бонусну систему
• Велика залежність від Інтернету та доступності серверів податкової служби
• Відсутність інтеграції або неповна інтеграція з торговим обладнанням (сканери штрих-кодів, звичайні або чекодрукуючі ваги, банківські термінали).

Маленька торгова точка або онлайн-торгівля з обмеженим асортиментом, без необхідності вести повноцінний облік.

6.  Пристрій «все в одному» (банківський POS-термінал + ПРРО + сканер)

Портативна каса — це мобільний пристрій «все в одному» з сенсорним екраном, який, як правило, включає: банківський платіжний POS-термінал, Програмний РРО та сканер штрих-кодів. Може бути з вбудованим принтером чеків.

Портативна каса = ПРРО + сканер + банківський термінал
Для маленької точки, вуличного фаст-фуду, простих послуг

• Низька вартість
• Компактність, легкість та енергонезалежність.

• Складнощі з програмуванням асортименту
• Складнощі з експортом продажів в основну систему обліку
• Неможливість організації гнучких автоматичних знижок
• Неможливо організувати гнучку дисконтну або бонусну систему
• Велика залежність від Інтернету та доступності серверів податкової служби.

Маленька торгова точка з обмеженим асортиментом, вуличний фаст-фуд, доставка, прості послуги, без необхідності вести повноцінний облік.